Appel de candidatures

Identification de l’emploi

Titre de l’emploi :                  Adjoint(e) administratif (tive)

Organisation / employeur :   Société touristique des Autochtones du Québec

Rémunération :                     Selon l’échelle en vigueur, les compétences et l’expérience

Date limite :                          9 juin 2008, 16h.

Lieu de travail :                    50, boul. Bastien, local 120, Wendake (Québec) G0A 4V0          

Horaire de travail :               Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30

                                               Possibilité de dépassement d’horaire (événements spéciaux)

Supérieur immédiat :            Directeur(trice) général(e)

Statut et disponibilité :         Permanent, temps plein

Sommaire de l’emploi

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative a pour fonction de veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des activités du bureau de façon à faciliter et à améliorer l’action de l’organisme. Elle effectue des recherches, compile des données et prépare des rapports. Elle assure également des suivis rigoureux de divers dossiers et documents. Le ou la titulaire travaille sous la supervision du directeur général.

Tâches et responsabilités

Suivi et soutien administratif

Rédiger des rapports d’activités, compiler les rapports des autres ressources internes et assembler les pièces justificatives demandées par les bailleurs de fonds. Compléter et expédier les réclamations.

Vérifier et examiner les relevés, les reçus les réclamations, les dépenses et autres documents similaires pour s’assurer de leur exactitude.

Créer des outils de gestion efficace.

Rédiger et réviser les contrats de travail, contrats externes, grille d’évaluation et autres outils destinés à la gestion des ressources humaines.

Remplir les demandes de subvention.

Faire le suivi des dossiers et contrats de services : assurance, bail de location, contrat d’entretien, contrat de consultant externe, suivi des contrats de travail des employés, mise à jour des descriptions de tâches des employés, etc.

Préparer et appliquer le protocole de visibilité négocié dans les ententes, selon les projets et bailleurs de fonds.

Effectuer la comptabilité de l’organisme

Assurer le suivi de la facturation et des versements : membership, subvention, fournisseurs.

Soutien au personnel

Soutenir les opérations de mise en œuvre du plan de développement, plan marketing et plan d’action de l’organisation.

Assister la direction générale lors de divers évènements (congrès, colloque, activités spéciales) et auprès des partenaires.

Soutenir la corporation lors des séminaires et des conférences en lien avec le milieu touristique.

Assister le personnel en place dans la rédaction de différents documents liés aux activités de l’organisation.

Tenir à jour l’agenda des évènements à venir et des activités du directeur général.

Communications écrites et téléphoniques

Photocopier et assembler des documents pour distribution.

Traiter le courrier postal et les courriers électroniques. Référer à la ressource interne appropriée.

Assurer la réception des appels téléphoniques et les transferts d’appel.

Faire la mise en page et rédiger les correspondances générales.

S’assurer de la rédaction et des contenus des procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration.

Organiser et préparer les documents nécessaires à la tenue des réunions du Conseil d’administration.

Gestion de l’équipement, du matériel et des archives

Inventorier la papeterie et procéder aux commandes nécessaires.

Maintenir le matériel informatique en bon état de marche, prévoir les entretiens de base.

Apporter un support technique et maintenir le système informatique et les logiciels à jour.

Trier, vérifier, classer et archiver les documents.

Emplois subalternes

Aucun emploi subalterne.

Équipement, outils et appareils utilisés

Utilisation des équipements de bureau et outils informatiques courants : Simple comptable, logiciel contenu dans la Suite Mocrosoft Office (Word, Excel, Publisher, Power Point, Access) Internet, Acrobat.

Profil de qualifications

Exigences spécifiques:

Diplôme d’études collégiales bureautique ou administration.

Toute autre formation peut être considérée lorsque jumelée à des expériences significatives, connexes au poste décrit.

Bilinguisme parlé et écrit (français, anglais)

Avoir un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine.

Qualités recherchés :

Autonomie, capacité à analyser les problématiques et appliquer les solutions, sens de l’organisation

Connaissance administrative, capable de travailler sous pression, connaissance du tourisme en milieu autochtone et non autochtone un atout.

Remise et date limite

Date limite d’inscription : Vous devez adresser une lettre de présentation au directeur général, Roger Wylde et acheminer votre curriculum vitae avant le 9 juin 2008, 16 h.

Coordonnées :      Société touristique des Autochtones du Québec :

                              50, boul. Chef Maurice Bastien, local 120, Wendake (Québec) G0A 4V0

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